Przeprowadzenie procedury spadkowej, choć trudne dla najbliższych, jest konieczne ze względów praktycznych oraz w celu uregulowania wielu formalności. Prawo polskie przewiduje dwie drogi stwierdzenia nabycia spadku po zmarłym: może to się odbyć w sądzie i wtedy wydawane jest prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub u notariusza, który sporządza akt poświadczenia dziedziczenia. Załatwienie sprawy spadkowej u notariusza pozwala znacząca zaoszczędzić czas, do jej przeprowadzenia konieczna jest zgodność wszystkich osób, które mogą wchodzić w grę jako zarówno spadkobiercy ustawowi jak i testamentowi.
Akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem końcowym, potwierdzającym prawo do spadku danych osób. Sporządzenie tego aktu poprzedza podpisanie protokołu dziedziczenia. Protokół dziedziczenia stanowi dokument wewnętrzny, w którym potencjalni spadkobiercy ustawowi i testamentowi składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej, szereg oświadczeń dotyczących m.in. spadkodawcy, masy spadkowej oraz o istnieniu lub nieistnieniu osób, które wyłączałyby znanych spadkobierców od dziedziczenia lub dziedziczyłyby wraz z nimi. Jeżeli do czasu spisania protokołu dziedziczenia, spadkobiercy nie złożyli oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, notariusz odbiera od nich takie oświadczenia, pod warunkiem, że nie upłynął termin do ich złożenia.
Akt poświadczenia dziedziczenia po jego sporządzeniu i podpisaniu przez notariusza podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Spadkowym. Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia ma skutki prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku.
Informacje i dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
- dane osobowe wszystkich spadkobierców ustawowych i testamentowych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer dowodu osobistego lub paszportu i termin ich ważności, PESEL, adres zamieszkania),
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- adres miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy w chwili śmierci,
- numer PESEL spadkodawcy,
- odpis skrócony aktu małżeństwa, w przypadku gdy spadkodawca pozostawał w chwili śmierci w związku małżeńskim,
- oryginały wszystkich testamentów sporządzonych przez spadkodawcę, także tych odwołanych,
- odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, którzy zmienili nazwisko,
- odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, którzy nie zmienili nazwiska,
- odpisy skrócone aktów zgonu osób, które nie dożyły otwarcia spadku,
- akt poświadczenia dziedziczenia lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku po osobie która zmarła po otwarciu spadku po głównym spadkodawcy,
- informację, czy w skład spadku wchodzi przedsiębiorstwo w spadku objęte zarządem sukcesyjnym, czy ktoś odrzucał spadek lub zawarł umowę zrzeczenia się dziedziczenia, czy ktoś jest niegodny dziedziczenia,
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości, jeśli wchodzą w skład spadku.
Po uzyskaniu u notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia, spadkobiercy powinni:
- zgłosić do Urzędu Skarbowego nabycie spadku, poprzez wypełnienie odpowiedniej deklaracji; warunkuje to skorzystanie ze zwolnienia z podatku od spadków i darowizn; tyczy się to najbliższej rodziny,
- jeśli w skład spadku po zmarłym wchodzą nieruchomości, złożyć w Sądzie Rejonowym Wydział Ksiąg Wieczystych stosowny wniosek o ujawnienie własności w danej księdze.